Представительские расходы

Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.
Обратите внимание: затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.
Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.
После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1.
К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Нормирование представительских расходов

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).
Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.
Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.
Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.
Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.

Пример
В марте ЗАО "Актив" принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе НДС - 1890 руб.
Для оплаты представительских расходов работнику "Актива" Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.
При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру "Актива" надо сделать запись:
Дебет 71 Кредит 50-1
15 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.
Расходы "Актива" на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб.
Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:
180 000 руб. х 4% = 7200 руб.
Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:
7200 руб. х 18% = 1296 руб.
При отражении представительских расходов бухгалтеру "Актива" следует сделать записи:
Дебет 19 Кредит 71
1890 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
1296 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);
Дебет 44 Кредит 71
10 500 руб. (12 390 - 1890) - учтены представительские расходы;
Дебет 91-2 Кредит 19
594 руб. (1890 - 1296) - списан НДС, не принимаемый к вычету;
Дебет 50-1 Кредит 71
2610 руб. (15 000 - 12 390) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.