Организация может поощрять сотрудников, выдавая подарки (ст. 191 ТК РФ). Обычно подарки носят непроизводственный характер, их выдают к какому-либо событию, например празднику, дню рождения и т. д.
Все хозяйственные операции в организации контролирует руководитель (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому основанием для выдачи подарков является его приказ.
В бухучете при выдаче подарков сотрудникам сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 41 (10, 43)
– списана стоимость товаров (материалов, готовой продукции), переданных в подарок сотрудникам.
Выданные подарки – это безвозмездно переданные материально-производственные запасы. Поэтому их нужно отразить по фактической себестоимости (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Ситуация: как оформить выдачу подарков сотрудникам организации
Общую стоимость ценностей, переданных в подарок сотрудникам, спишите на основании первичных документов на их отпуск. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (формы № М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Кроме того, для того чтобы организовать контроль за получением подарков, можно вести ведомость их выдачи. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил вещественное поощрение, а кто еще нет. Так лучше поступить, когда организация выдает подарки сразу группе сотрудников.
Пример отражения в бухучете выдачи подарков сотрудникам
По приказу руководителя ЗАО «Альфа» к юбилею организации всем сотрудникам в подарок были вручены кружки с фирменной эмблемой.
Покупная стоимость партии кружек составила 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.).
Выдачу кружек сотрудникам бухгалтер организации отразил так:
Дебет 91-2 Кредит 41
– 50 000 руб. (59 000 руб. – 9000 руб.) – выданы подарки сотрудникам.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом. Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Сделайте это при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающихся к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Стоимость переданного подарка определите в рыночной оценке с учетом требований статьи 40 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример удержания НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам
Ситуация: нужно ли начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на стоимость подарков, выданных сотрудникам
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Организация применяет общую систему налогообложения
Стоимость безвозмездно переданного имущества исключена из состава расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль стоимость выданных подарков не учитывайте.
Стоимость подарков сотрудникам не облагается ЕСН и пенсионными взносами.
Если такие поощрения сотрудников не предусмотрены в трудовых, гражданско-правовых, авторских договорах с ними, то выдача подарков не является объектом налогообложения ЕСН и пенсионными взносами (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, письмо Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-04-06-02/51).
В остальных случаях стоимость подарков сотрудникам не облагается ЕСН и пенсионными взносами на основании пункта 3статьи 236 Налогового кодекса РФ как выплата, не уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Организация выдает подарки сотрудникам на безвозмездной основе. Такая передача признается реализацией и облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
НДС рассчитайте в зависимости от того, как было учтено имущество, передаваемое безвозмездно:
– по стоимости, включающей сумму «входного» налога;
– по стоимости, не включающей сумму налога.
В первом случае НДС начислите с межценовой разницы (п. 3 ст. 154 НК РФ). НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, рассчитайте так:
| НДС | = | Рыночная цена выданных подарков с учетом НДС | – | Покупная стоимость товаров (материалов) с учетом НДС | × | 18/118 (10/110) |
Подробнее о таком порядке расчета см. Как начислить НДС при реализации имущества, которое было учтено по стоимости с учетом «входного» НДС.
Во втором случае (если в стоимости подарка нет «входного» налога) НДС рассчитайте с рыночной стоимости выданных вещей с учетом акциза и без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). Ее нужно определить с учетом требований статьи 40 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как определить рыночную цену товаров (работ, услуг). НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, определите так:
| НДС | = | Рыночная цена выданных подарков без НДС | × | 18% (10%) |
Так как выдача подарков считается реализацией, то НДС, заплаченный поставщикам при их приобретении, можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). Для этого потребуется счет-фактура (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Организация применяет упрощенку
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, стоимость подарков сотрудникам не уменьшает. Это связано с тем, что при таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Также выданные подарки не уменьшают единый налог организаций на упрощенке, которые рассчитывают его с разницы между доходами и расходами. Объясняется это тем, что стоимость безвозмездно переданного имущества не учитывается при расчете единого налога, так как такой вид расходов не указан в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли начислить пенсионные взносы на стоимость подарков, выданных сотрудникам. Организация применяет упрощенку
Организация применяет ЕНВД
На расчет ЕНВД стоимость подарков сотрудникам не окажет влияния. Этим налогом облагается сумма вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Ситуация: нужно ли начислить пенсионные взносы на стоимость подарков, выданных сотрудникам. Организация платит ЕНВД
Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД
Организации, которые совмещают общую систему налогообложения и ЕНВД, должны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных от разных видов деятельности (п. 9 ст. 274 НК РФ).
Однако стоимость подарков, выданных сотрудникам, при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 16 п. 270 НК РФ). Объектом же обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Расходы организации на расчет этого налога не влияют.
Таким образом, распределять расходы, связанные с покупкой подарков сотрудникам, между различными видами деятельности организации, как правило, не нужно. Исключением является случай, когда организация выдает подарки сотрудникам, занятым в обоих видах деятельности, и на стоимость подарков, относящихся к ЕНВД, начисляются пенсионные взносы. О том, как в этом случае распределить расходы на выдачу подарков, см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.
Нужно ли начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на стоимость подарков, выданных сотрудникам
В пункте 4 Правил сказано, что взносы не начисляют на выплаты, перечисленные в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Перечень таких выплат является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо ФСС России от 18 октября 2007 г. № 02-13/07-10008). Следовательно, взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагаются только те выплаты, которые прямо перечислены в этом перечне. На все остальные выплаты, не связанные с оплатой труда, в том числе и на стоимость подарков, взносы нужно начислять. Такие разъяснения содержатся в письмах ФСС России от 18 октября 2007 г. № 02-13/07-10008, от 10 октября 2007 г. № 02-13/07-9665.
