Поскольку в налоговом законодательстве определение подарка отсутствует, обратимся к гражданскому законодательству, так как согласно ст. 11 НК РФ можно использовать понятия, применяемые в иных отраслях законодательства. Безвозмездная передача вещи в собственность другой стороне регулируется гл. 32 ГК РФ "Дарение" (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем является юридическое лицо, то договор дарения должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 574 ГК РФ).

Приобретенные работникам подарки учитываются в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (без НДС) (п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01) на счете 10 "Материалы" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (Инструкция по применению Плана счетов). В связи с тем, что на счете 41 "Товары" учитываются МПЗ, изначально предназначенные для продажи, данный счет, по мнению автора, для учета подарков лучше не использовать. Стоимость переданных работникам подарков учитывается в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) и списывается со счета 10 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы". Если есть решение собственников предприятия о расходовании чистой прибыли на приобретение подарков для сотрудников, то их стоимость списывается в дебет счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".
При выдаче подарка работникам оформляем приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы N Т-11, N Т-11а и ведомость в произвольной форме. Необходимо помнить, что если используются документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то они должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, а именно: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители (в денежном и натуральном выражении), наименование должностных лиц и их личные подписи.

Проводки:
Оплачена стоимость подарка продавцу: Дт 60-Кт 51 20000
Отражено поступление подарка: Дт 10-Кт 60 16400
Отражена сумма «входного» НДС: Дт 19-Кт 60 3600
Сумма «входного» НДС предъявлена к вычету: Дт 68-Кт 19 3600
Отражена передача подарку работнику: Кт 91.2-Дт 10 16400
Начислен НДС с безвозмездной передачей подарка Кт 91.2-Дт 68 =16400*18%=2952
Удержан НДФЛ из ЗП Дт 70-Кт 68 =((20000-4000)х13%=2018
Отражено постоянное налоговое обязательство (При расчете налоговой базы по прибыли расходы на приобретение подарков не учитываются, поэтому возникает постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02)
Дт 99 Кт 68 =((16400+3600)х20%=4000
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом. Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Сделайте это при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающихся к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Товары, безвозмездно переданные работникам в качестве подарков, являются реализацией и облагаются налогом на добавленную стоимость. При этом налоговая база по данной операции определяется в соответствии с п. 1 ст. 154 НК РФ (письмо Минфина России от 10.04.2006 N 03-04-11/64).
(154 - Налоговая база при реализации налогоплательщиком товаров (работ, услуг), если иное не предусмотрено настоящей статьей, определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со статьей 40 настоящего Кодекса, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога)
(40 - 4. Рыночной ценой товара (работы, услуги) признается цена, сложившаяся при взаимодействии спроса и предложения на рынке идентичных (а при их отсутствии - однородных) товаров (работ, услуг) в сопоставимых экономических (коммерческих) условиях.
5. Рынком товаров (работ, услуг) признается сфера обращения этих товаров (работ, услуг), определяемая исходя из возможности покупателя (продавца) реально и без значительных дополнительных затрат приобрести (реализовать) товар (работу, услугу) на ближайшей по отношению к покупателю (продавцу) территории Российской Федерации или за пределами Российской Федерации.
6. Идентичными признаются товары, имеющие одинаковые характерные для них основные признаки.
При определении идентичности товаров учитываются, в частности, их физические характеристики, качество и репутация на рынке, страна происхождения и производитель. При определении идентичности товаров незначительные различия в их внешнем виде могут не учитываться.)
НДС рассчитайте в зависимости от того, как было учтено имущество, передаваемое безвозмездно:
– по стоимости, включающей сумму «входного» налога;
– по стоимости, не включающей сумму налога.
В первом случае НДС начислите с межценовой разницы (п. 3 ст. 154 НК РФ). НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, рассчитайте так:
НДС
=
Рыночная цена выданных подарков с учетом НДС
–
Покупная стоимость товаров (материалов) с учетом НДС
×
18/118 (10/110)
Во втором случае (если в стоимости подарка нет «входного» налога) НДС рассчитайте с рыночной стоимости выданных вещей с учетом акциза и без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). Ее нужно определить с учетом требований статьи 40 Налогового кодекса РФ.
НДС
=
Рыночная цена выданных подарков без НДС
×
18% (10%)
Так как выдача подарков считается реализацией, то НДС, заплаченный поставщикам при их приобретении, можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). Для этого потребуется счет-фактура (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Разъясните, включается ли в налоговую базу по ЕСН стоимость подарков сотрудникам к юбилею? - Что касается премирования сотрудников, в том числе памятными подарками, к юбилейным датам - 50-, 55- и 60-летию со дня рождения, а также к праздничным датам. Оно не приравнено к выплатам стимулирующего характера. Поэтому согласно разъяснениям Минфина России в письме от 17.10.2006 N 03-05-02-04/157 такие выплаты не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда работодателя и не облагаются ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 Кодекса. Если такие поощрения сотрудников не предусмотрены в трудовых, гражданско-правовых, авторских договорах с ними, то выдача подарков не является объектом налогообложения ЕСН и пенсионными взносами (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, письмо Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-04-06-02/51), как выплата, не уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Нужно ли начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на стоимость подарков, выданных сотрудникам?
Взносы не начисляют на выплаты, перечисленные в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Перечень таких выплат является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо ФСС России от 18 октября 2007 г. № 02-13/07-10008). Следовательно, взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагаются только те выплаты, которые прямо перечислены в этом перечне. На все остальные выплаты, не связанные с оплатой труда, в том числе и на стоимость подарков, взносы нужно начислять. Такие разъяснения содержатся в письмах ФСС России от 18 октября 2007 г. № 02-13/07-10008, от 10 октября 2007 г. № 02-13/07-9665.