Затраты на переговоры с клиентами относятся к представительским расходам, даже если переговоры проводятся с физлицами.

Работники организации в целях развития взаимовыгодного сотрудничества проводят переговоры с физическими лицами - клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий). Можно ли затраты на проведение таких мероприятий отнести к представительским расходам? Да, можно, — сообщил Минфин России в письме от 27.03.09 № 03-03-06/2/64, тем самым изменив свою давнюю позицию по этому вопросу.

Как известно, представительские расходы — это те, которые связаны с официальным приемом или обслуживанием следующих лиц:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ). Чиновники напомнили, что завтрак, обед и иное аналогичное мероприятие признаются официальным приемом.

Теперь об участии в переговорах физических лиц. Ранее Минфин разъяснял: затраты можно отнести к представительским расходам, только если в качестве участников переговоров фигурируют представители организаций, а не физические лица (письмо от 24.11.05 № 03-03-04/2/119). Однако теперь ведомство изменило свою позицию и разрешило относить к представительским расходам затраты на проведение переговоров с физическими лицами-клиентами организации.

Напомним, что представительские расходы принимаются с учётом установленного норматива. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.